Da heutzutage die meisten Anwender (Kunden) online vertreten sind und auch eine eMail-Adresse besitzen, liegt es auf der Hand für die Verwaltung und das Management des Kundenschriftverkehrs eine zentrale Programmfunktion -die eMail-Nachrichtenzentrale- dafür zu nutzen. Es wurde bewusst auf Schnick-Schnack und speicherfressende Nachrichtengestaltung verzichtet. Vielmehr werden die Nachrichten im einfachen Textmodus erstellt, wobei hier zur Hervorhebung von Textstellen verschiedene Schriftgrößen und -Farben eingesetzt werden können.

Alle Nachrichten werden in Ordnern abgelegt, so dass eine geeignete Struktur für den jeweiligen Verwendungszweck geschaffen werden kann. Neben den festen Ordnern wie Postein- und Postausgang sowie Papierkorb, lassen sich auch eigene Ordner nach Belieben anlegen.

Zum Erstellen von neuen Nachrichten stellt roSoft Faktura einen speziell abgestimmten Editor zur Verfügung, der es auch erlaubt bestimmte Platzhalter für die automatische Übernahme aus der Kundendatenbank zu verwenden. Nachrichten können beliebig kopiert, verschoben und gelöscht werden. Das Antworten und Weiterleiten bei eingehenden Nachrichten ist genauso möglich wie der Versand an mehrere Empfängeradressen. Ein optischer Nachrichtenstatusgibt jederzeit auf einen Blick Auskunft, ob eine Nachricht noch ungelesen, beantwortet oder gedruckt worden ist. Weiterhin können Merker gesetzt, sowie zusätzliche interne Infos zu Nachrichten abgelegt werden. Die Suchroutine ermöglicht es, auch bei einem großen Datenbestand, schnell bestimmte Nachrichten aufzufinden.

Individuelle Festlegung der Sortier- Ansichtsoptionen sind standardmäßig verfügbar. In das integrierte und erweiterbare Adressbuch können auch eMail-Adressen, die nicht zu gespeicherten Kunden gehören, problemlos verwaltet werden. Als Highlight kann die sehr umfangreiche und flexible Selektionsmöglichkeit angesehen werden, mit der man nach beliebigen Kriterien Adressen aus dem Kundenstamm herausfiltern kann und durch individualisierte Serienmails dann anschreiben kann. Jede ein- und ausgehende Nachricht kann, soweit es sich bei der Adresse um einen gespeicherten Kunden handelt, in dessen Schriftverkehr vermerkt werden. Ebenso hat man Zugriff auf Artikelnachweis, Rechnungsübericht, Kontoauszug sowie Schriftverkehr des jeweiligen Kunden.

Die Einrichtung mehrerer eMail-Konten erlaubt es auch Nachrichten von verschiedenen Accounts oder Providern abzurufen oder über diese zu versenden. Ein SPAM-Filter hält automatisch die Nachrichtenzentrale vor nichtgewollten Nachrichten frei. Ein Feature das nicht jedes Mailprogramm hat, ist das "Ansehen" und eventuelle Löschen von Nachrichten BEVOR diese auf den eigenen Computer heruntergeladen werden.

Auf Wunsch können Sie roSoft Faktura 4.7 auch so einrichten, dass in einem bestimmten Intervall auf neue Nachrichten geprüft werden soll. Der in der Vollversion integrierte roSoft EMail-Checker arbeitet unabhängig von der eigentlichen Anwendung im Hintergrund, d.h. es wird auch dann auf neue Nachrichten geprüft, wenn roSoft Faktura selbst gar nicht gestartet ist! So verpassen Sie nie wieder wichtige Nachrichten.