Vereinsverwaltung - by www.rosoft.de   

roSoft Vereinsprofi 5.1: Mitgliederverwaltung

Eines der wichtigsten Module einer Vereinsverwaltung ist die Mitgliederverwaltung. In der Mitgliederverwaltung laufen sehr viele Fäden, sprich Informationen zusammen. Neben der Erfassung aller wichtigen Daten, wie Adresse, Telekomunikation und spezielle Infos wie Bankdaten, sammeln sich in der Mitgliederverwaltung natürlich auch die vereinsbezogenen Informationen. So kann über einen einzigen Tastendruck die Beitragsübersicht, der Kontoauszug, Ehrungen, Zuwendungsbestätigungen (Spendenquittungen) u.v.m. abgerufen und eingesehen werden ohne in ein anderes Modul wechseln zu müssen.

Mitgliederverwaltung mit allem Komfort

Das Erfassen der Mitgliederadressen in der Mitgliederverwaltung wird durch entsprechende Hilfen unterstützt, die zum einen die Eingabe erleichtern (Floskeln, PLZ-Orts-Übersicht, Bankdaten-Prüfung) als auch die doppelte Erfassung durch Duplikatsprüfung vermeiden.

Ein in der heutigen Zeit sehr wichtiges Kommunikationsmittel ist der eMail-Informationsaustausch. Aus diesem Grund lassen sich zu jedem Mitglied entsprechende eMail-Adressen erfassen und diese dann für gezielte An- bzw. Rundschreiben oder auch Vereinsnewsletter verwenden.

Übersichtlich von der Adresserfassung durch jeweils eigene Register abgegrenzt, lassen sich Bankdaten sowie Kommunikations oder private Informationen verwalten. Desweiteren können je Mitglied ein Bild zugeordnet werden. Auf insgesamt drei zusätzlichen Registerkarten stehen genügend freidefinierbare Felder (insgesamt 50) zur Verfügung, so dass auch hier eine individuelle Anpassung an die eigenen vereinsspezifischen Anforderungen in der Mitgliederverwaltung realisiert werden kann. Ein ausreichend großes Memofeld erlaubt die Aufnahme von umfangreicheren Textinformationen, die natürlich wieder je Mitglied separat zur Verfügung stehen.

Frei zuordenbare Felder in den Import-und Exportroutinen lassen viel Spielraum um Daten aus anderen Anwendung in die Mitgliederverwaltung zu importieren oder umgekehrt nach beliebigen Selektionen ausgewählte Mitgliederdatensätze zu exportieren.

Ausgefeilte und flexible Suchfunktionen erlauben das schnelle Auffinden jeder beliebigen Mitgliedsadresse in der Mitgliederverwaltung.

Die Möglichkeit der Umschaltung von der Standard-Maskendarstellung in die Tabellendarstellung der Mitgliederverwaltung mit den vielfältigen Sortier- und Filterbefehlen sind ein weiteres Highlight.

Um die finanztechnische Seite zu berücksichtigen, gibt es die Möglichkeit Mitgliedsbeiträge, sowie Zusatzbeiträge zu buchen und automatisch ins Kassenbuch zu übertragen. Auch unterstützt Sie die Mitgliederverwaltung bei eventuell notwendigen Rückbuchungen inkl. Gebühren.

Umfangreiche Ausgaben der Mitgliederinformationen können als Etiketten, Listen oder Mitgliedsdatenblätter ausgeführt oder optional auch zunächst in einer Echtseitenvorschau mit Zoomfunktion betrachtet werden. Auch das Erstellen von Mitgliedsausweisen, Drucken von Formularen sowie Zuwendungsbestätigungen (Spendenquittungen) sind leicht und schnell realisiert. Alle Ausdrucke können auch direkt als PDF-Datei erstellt und optional per E-Mail versendet werden.

Die wichtigsten Features der Mitgliederverwaltung auf einen Blick

 Feature 
beliebig viele Vereins-Datenbanken
ja
Assistent zum Erfassen aller wichtiger Vereinsdaten, wie LSB-Zugehörigkeit, Vereinsanschrift, Ansprechpartner, eMail- und Internetadressen, Bankverbindungen, Vereinsfunktionäre (Vorstand, Geschäftsführer, Presse- und Frauenwart, Jugendleiter, ...)
ja
Assistent, der Sie Schritt für Schritt bei der Festlegung der Beitragsstruktur Ihres Vereins unterstützt
ja
Vielfältige Beitragsformen: altersabhängige Berechnung, Berechnung nach der Dauer der Mitgliedschaft, Sonderbeiträge, Familienbeiträge - alle getrennt nach aktiven und passiven Mitgliedschaften
ja
Möglichkeit der abteilungsbezogenen Beitragsberechnung
ja
Detailierte Ansicht der Zusammensetzung des Mitgliedsbeitrages eines jeden einzelnen Mitglieds
ja
umfangreiche Stammdatenmaske mit Haupt- und Zweitanschrift, Telefon, Fax, eMail, Terminfunktion
ja
Erfassung aller relevanten Vereins-Stammdaten, wie Abteilungszugehörigkeit, Ein-/Austritt, Geschlecht, Funktion, Bankverbindung, Zahlungsweise und Beitragsdaten
ja
drei zusätzliche Registerkarten mit insgesamt 50 weiteren frei definierbaren Feldern für Zusatzdaten
ja
beliebig viele freie Zusatzbeiträge pro Mitglied
ja
beliebig viele Spenden- und Ehrungs-Einträge
ja
Geld-Spendeneinträge mit separater Kennung für Aufwandsverzicht
ja
großes Bemerkungsfeld für sonstige Bemerkungen
ja
jedem Mitglied lässt sich ein Bild zuordnen (JPEG, GIF, PNG, BMP), das dann auch für das Drucken von Mitgliedsausweisen verwendet werden kann
ja
tabellarische Übersicht aller gespeicherter Mitglieder mit freier Anpassung der darzustellenden Tabellenspalten
ja
Filter-Möglichkeit für die in der Tabelle anzuzeigenden Mitgliederdaten mit der Möglichkeit diese per Knopfdruck auszudrucken oder zu exportieren
ja
umfangreiche Suchfunktionen, phonetische Suchfunktion nach Name, Dublettenprüfung (optional bereits während der Eingabe)
ja
jederzeit abrufbarer Schriftverkehr
ja
Erstellen von frei definierbaren Mitgliederlisten nach frei wählbaren Selektionskriterien
ja
viele vorgegebene Listen nach bestimmten Kriterien, wie Geburtstagsliste, Straßenliste, Familienliste, Eintritts- und Austrittsliste, Jubiläumslisten
ja
Drucken von frei definierbaren Etiketten und Briefkuverts nach frei wählbaren Selektionskriterien
ja
Im Lieferumfang sind bereits zahlreiche Listen- und Etikettenlayouts enthalten, welche Sie sofort einsetzen können
ja
Drucken von frei gestaltbaren Formularen, wie Beitrittserklärung, SEPA-Mandaten u.v.m.
ja
Speichern von erstellten Selektionen für die spätere Wiederverwendung
ja
Erstellen von Selektionen mit UND/ODER- Verknüpfungen
ja
integriertes lernfähiges PLZ- und BIC- (BLZ-)Verzeichnis mit den Postleitzahlen von Deutschland, Österreich und der Schweiz
ja
IBAN/BIC-Prüfverfahren (nur Deutschland), so dass falsche IBAN-Kontonummern und BIC-Codes bereits während der Eingabe erkannt werden *)
ja
optional: autom. Umrechnen von Blz/Konto-Nr. nach IBAN und BIC unter Berücksichtigung aller IBAN-Regeln (nur Deutschland) *)
ja
Kopieren/Verschieben/Löschen von Mitgliedsgruppen/-Selektionen
ja
Funktion zum autom. Ersetzen von Feldinhalten für bestimmte Mitglieder/-gruppen
ja
Autom. Verschieben von Feldinhalten
ja

*) nur mit gültigem Software-Wartungsvertrag mit Update-Service